Относится ли штатное расписание к конфиденциальной информации. Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну? Коммерческая тайна предприятия — что относится, сведения и признаки

  • Дата: 28.06.2022

Многим профсоюзным организациям в России, особенно - в ситуации конфликта с работодателем, приходилось сталкиваться с отказом менеджмента предоставить штатное расписание под предлогом того, что данный документ представляет коммерческую тайну.

Недавний пример – .

И как эти сведения оберегать. В законе (пункт 2 статьи 3) так и говорится: «к информации, составляющей коммерческую тайну, предприниматель вправе отнести сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие)». На это положение закона очень любят ссылаться работодатели… при этом забывая, что

не вправе устанавливать режим конфиденциальности, т.е.

Конфиденциальность локальных нормативных актов и других документов работодателя

которые он в том числе не может включить их в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну, относятся в том числе данные «о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест».

Стоит отметить, что суды придерживаются той же точки зрения.

.

Е.Н.Шароварова,

Главный правовой инспектор труда

Работаю в ООО главным инженером.

Разглашение коммерческой тайны

1. Является ли штатное расписание ООО коммерческой тайной? 2. Могу ли я по заявлению ознакомиться со штатным расписанием ООО? Директор отказывает мне в этом, мотивируя, что это коммерческая тайна. 3. Является ли зарплата коммерческой тайной?

(1, 3) Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении:

— сведений о численности, о составе работников (такие сведения содержаться в штатном расписании),

— сведений о системе оплаты труда (которая включает в себя размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок).

То есть такие сведения не являются коммерческой тайной.

(2) Вы можете направить такое заявление работодателю, и в том случае, если ознакомление со штатным расписанием необходимо Вам для исполнения должностных обязанностей, работодатель обязан ознакомить Вас с данным документом.

В ином случае работодатель не обязан знакомить Вас со штатным расписанием, (если такая обязанность не предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом).

Правовое обоснование:

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений указанного Федерального закона.

Информация, составляющая коммерческую тайну, полученная от ее обладателя на основании договора или другом законном основании, считается полученной законным способом.

В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении сведений о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест.

В соответствии со ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.

Многим профсоюзным организациям в России, особенно – в ситуации конфликта с работодателем, приходилось сталкиваться с отказом менеджмента предоставить штатное расписание под предлогом того, что данный документ представляет коммерческую тайну.

Недавний пример – ситуация на кондитерской фабрике «Нестле» в Перми. Несмотря на проведение сокращений администрация упорно отказывается предоставить профсоюзной организации штатное расписание для совместного обсуждения имеющихся вакансий и поиска возможности сохранить кадровый потенциал.

Но разберемся, что такое «коммерческая тайна» и действительно ли штатное расписание подпадает под это определение?

Все, что связано с коммерческой тайной в России, регулируется специальным законом №98-ФЗ. В нем говорится, что «коммерческая тайна – это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

Обладатель тайны сам устанавливает, какие сведения включить в специальный документ, называющийся «Перечень информации, составляющей коммерческую тайну», и как эти сведения оберегать.

Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

В законе (пункт 2 статьи 3) так и говорится: «к информации, составляющей коммерческую тайну, предприниматель вправе отнести сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие)». На это положение закона очень любят ссылаться работодатели… при этом забывая, что в статье 5 того же закона четко устанавливаются исключения из этого правила.

К числу сведений, в отношении которых работодатель не вправе устанавливать режим конфиденциальности, т.е. которые он в том числе не может включить их в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну, относятся в том числе данные «о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест».

А значит, говорить о коммерческой тайне применительно к штатному расписанию – документу, содержащему информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда, – не приходится.

Стоит отметить, что суды придерживаются той же точки зрения. Суды придерживаются такой же точки зрения.

Более подробную информацию, в том числе – примеры судебных решений – можно найти, перейдя по этой ссылке.

Дата публикации: 04.01.15

Чтобы прочесть более подробную информацию, кликните на названии мероприятия.

Календарь IUF в формате PDF

При необходимости информацию о деятельности госорганов, местных властей и прочих субъектов властных полномочий, обеспеченных бюджетными средствами, может получить каждый желающий. Так, в соответствии со статьей 9 Закона «Об информации» все граждане Украины, юрлица и госорганы имеют право на информацию, то есть на свободное получение, использование, распространение и хранение сведений, необходимых им для реализации своих прав, свобод и законных интересов, осуществления задач и функций.

Для получения необходимой публичной информации лицу необходимо направить запрос в соответствующий орган, ответ на который должен быть предоставлен в четко установленный Законом «О доступе к публичной информации» срок.

Может ли размер заработной платы работников коммерческой организации являться коммерческой тайной?

В частности, распорядитель информации должен предоставить ответ не позднее 5 рабочих дней со дня получения запроса. В течение 48 часов сведения предоставляются, если запрос касается информации, необходимой для защиты жизни или свободы лица, состояния окружающей природной среды, качества пищевых продуктов и предметов быта, аварий, катастроф, опасных природных явлений и других чрезвычайных событий, или же в течение 20 дней, в случае предоставления большого объема информации.

Несмотря на законодательно предусмотренное право на предоставление доступа к публичной информации, на практике получить от органов власти требуемые сведения достаточно затруднительно по причине того, что сами госорганы зачастую необоснованно отказывают в ответе на запрос. Подтверждением тому служит и судебная практика, сложившаяся в спорах между просителем информации и представителем госоргана. Возьмем, к примеру, определение ВАСУ от 13.02.2013.

В ситуации, изложенной в решении, имело место быть обращение лица к Минюсту с запросом о предоставлении публичной информации, в котором была изложена просьба предоставить штатные расписания Департамента международного права и сотрудничества Минюста. Минюст на вышеуказанный запрос дал ответ, согласно которому просителю было отказано в предоставлении запрашиваемой информации, ссылаясь на то, что в соответствии со статьей 11 Закона «Об информации» запрашиваемая информация является конфиденциальной. Отказ Минюста и стал причиной обращения просителя в суд с требованием признать такой отказ противоправным, поскольку отказ предоставить сведения нарушает право лица на доступ к публичной информации, гарантированное Законом «О доступе к публичной информации».

Суд первой инстанции, который поддержал и апелляционный суд, исковые требования удовлетворил, обязав Минюст предоставить требуемую информацию. Не соглашаясь с указанными судебными решениями, Минюст подал кассационную жалобу, в которой потребовал отменить судебные решения первой и апелляционной инстанций.

ВАСУ, рассмотрев жалобу Минюста, принял решение оставить ее без удовлетворения, тем самым подтвердив, что отказ предоставить сведения о штатном расписании госоргана является неправомерным.

Как мы уже отмечали, статья 9 Закона «Об информации» гарантирует гражданам и юрлицам право свободного получения, использования, распространения и хранения сведений, необходимых им для реализации своих прав, свобод и законных интересов, осуществления задач и функций.

Так, по общему правилу публичная информация является открытой и представляет собой отраженную и задокументированную любыми средствами и на любых носителях информацию, которая была получена или создана в процессе выполнения субъектами властных полномочий своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством, или которая находится во владении субъектов властных полномочий и других распорядителей публичной информации.

Не может быть ограничен доступ к информации о распоряжении бюджетными средствами, владении, пользовании или распоряжении государственным, коммунальным имуществом, в том числе к копиям соответствующих документов, условиях получения этих средств или имущества, фамилии, имени, отчестве физлиц и наименовании юрлиц, получивших эти средства или имущество

При этом не вся информация является публичной, ведь некоторые сведения имеют статус ограниченных, в частности, виды и порядок ограничения доступа к информации предусмотрены статьей 6 Закона «О доступе к публичной информации». При этом информация о распоряжении бюджетными средствами, владении, пользовании или распоряжении государственным, коммунальным имуществом, в том числе копии соответствующих документов, условия получения этих средств или имущества, фамилии, имена, отчества физических лиц и наименования юридических лиц, получивших эти средства или имущество, не относятся к информации с ограниченным доступом.

Следует определиться с тем, относится ли штатное расписание госоргана к информации о распоряжении бюджетными средствами. ВАСУ отметил, что на практике понятие штатного расписания трактуется как документ, устанавливающий на предприятии структуру, штаты и должностные оклады работников. Кроме того, определение термина «штатное расписание» содержится в Порядке подготовки организационных документов в Главном управлении государственной службы Украины и его территориальных органах, которое полностью совпадает с используемым в практике.

Поскольку финансирование выплаты заработной платы работникам госорганов осуществляется за счет бюджетных средств, штатное расписание, содержащее информацию о выплате заработной платы и не предусматривающее указания персональных данных лиц, не является конфиденциальной информацией или информацией с ограниченным доступом.

Штатное расписание госоргана представляет собой документ, отражающий структуру организации, численность отделов и сотрудников, а также размер их заработной платы. Поскольку финансирование выплаты заработной платы работникам госорганов осуществляется за счет бюджетных средств, штатное расписание не является конфиденциальной информацией или информацией с ограниченным доступом. Таким образом, ВАСУ пришел к выводу, что госорганы согласно законодательству о доступе к публичной информации обязаны предоставлять копии штатных расписаний в случае получения официального запроса об их предоставлении.

«ТРУДОВОЙ» МАСТЕР-КЛАСС ОТ АЛЕКСАНДРА КУРЕННОГО ()

ЧАСТЬ — 7

Почему такая норма оказалась в Законе «О коммерческой тайне»?

«Это невозможно понять, это можно только запомнить», — говорит А. Куренной. «1991 год, 5 декабря. До распада Союза оставалось несколько дней, Правительство РСФСР утверждает документ: «О Перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну». В документ были включены и нормы о штатном расписании, и системы оплаты труда. Когда Закон принимался, то это положение просто вставили в Закон. Но при этом законодатели потеряли преамбулу, где было написано, что все это делается «в целях повышения эффективности деятельности правоохранительных и контрольных органов». Представим себе ситуацию. 90-е годы. Приходит прокурор с проверкой и говорит — ну-ка, штатное расписание. Ему отвечают — это наша коммерческая тайна , иди отсюда. Приходит инспектор труда — покажите вашу систему оплаты труда, а в ответ: ««. Когда эти нормы перетащили в Закон «О коммерческой тайне», преамбула потерялась, а текст остался».

Совет от А. Куренного. То, что мы не можем объявить тайной коммерческой, мы имеем полное право объявить тайной служебной. Понятие служебной тайны нигде не прописано, и этот круг вопросов определяет непосредственно работодатель.

«Каждая конкретная ситуация требует тщательного анализа. Мы даем на руки работнику трудовой договор. В нем можно написать обязанность работника соблюдать положение о служебной тайне. Я ни в коем случае не советую переписывать в трудовой договор конкретные положения из этого документа. Работник возьмет договор домой, а вечером они с соседом селедочку разделали на этом документе и попутно все прочитали. В результате теперь вся страна знает, к какого рода сведениям имеет доступ данный работник. Наша задача в том, чтобы подробно ознакомить работника под роспись с локальными документами, которые касаются трудовой деятельности. Советую не перегружать трудовой договор лишней информацией. Например, что касается основных условий договора и оплаты труда — указываем то, что относится к фиксированной части зарплаты, должностной оклад, тарифную ставку. Иногда пишут, что зарплата эквивалентна 1000 долларов и считают, что это нормально. Доллар плавает, как и любая другая валюта. Получается, что в один месяц работник получит 30 000 рублей, в другой 29 000, а в третий — 31 000 рублей. С чего вдруг? У нас одна валюта — рубль. Поэтому устанавливать заработную плату нужно в рублях. Есть фиксированная часть и варьируемая, переменная часть. Указывайте в трудовом договоре конкретно базовую ставку, северные коэффициенты, доплату за вредность, за секретность, за любовь к фирме, за знание иностранного языка. Пунктом трудового договора может быть условие, что доплата может устанавливаться на какой-то срок, например год, при том условии, что сам трудовой договор заключен на неопределенный срок. Вы просто пишете в пункте трудового договора, что этот пункт будет пересматриваться каждый год, и дополнительным соглашением переоформляете».

Заметки практика . «В одном из регионов есть два района, приравниваемые к северным. Там появляется зарубежная компания, которая занимается разведкой нефти. Она берет на работу местных ребят, причем делает это именно так, как у себя. Они говорят, что знают о том, что у вас в стране есть северный коэффициент, поэтому платим вам сумму, равную примерно 5000 долларов. Эта зарплата гораздо выше, чем у «аборигенов», работающих в РФ. Работодатель оговаривает условие, что в эти 5000 долларов входит все — и должностной оклад, и северная надбавка, доплата за вредность. Вопросов у работника нет. А потом одного из них увольняют. Что делает уволенный работник? У него договор — там написано, что должностной оклад равен 5000. Он идет в суд и требует взыскать с работодателя «северные». Работодатели приходят в суд и говорят — мы же договорились. Судья отвечает, что не знает, о чем они договаривались, он прочитал в договоре «должностной оклад», а участники процесса находятся на территории, приравненной к Крайнему Северу. Решение суда — работодатель должен доплатить 20 процентов. После чего он вынужден был переоформить трудовые договоры с остальными работниками и разбить сумму заработной платы на 3 — 4 составляющие. Западные работодатели — как купцы на ярмарке. Один раз по рукам ударили — значит, так тому и быть».

"Кадровик. ру", 2012, N 7

ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В любой компании существует конфиденциальная информация, которая особенно тщательно оберегается от не имеющих к ней доступа сотрудников, а также конкурентов и поставщиков. Вместе с тем определить степень секретности данных достаточно сложно. В итоге все сведения, связанные с деятельностью организации, начинают считать конфиденциальными. В результате возникают судебные споры как с работниками, так и с другими компаниями.

Перечень соответствующих данных приведен в нескольких законодательных актах, однако и компания может самостоятельно ограничить доступ к некоторым сведениям. Вместе с тем основным документом, позволяющим определить, относится ли информация к конфиденциальной, является Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее - Закон N 98-ФЗ). Однако перечень, содержащийся в этом Законе, является неполным, а иные сведения о конфиденциальной информации содержатся в других нормативных правовых актах.

Перечень конфиденциальных данных,

определенных законодательством

Вид
конфиденциальной
информации

Перечень сведений

Законодательная
норма

Информация,
составляющая
коммерческую
тайну

Сведения любого характера
(производственные, технические,
экономические, организационные и
другие), в том числе о результатах
интеллектуальной деятельности в научно-
технической сфере, а также сведения о
способах осуществления профессиональной
деятельности, которые имеют
действительную или потенциальную
коммерческую ценность в силу
неизвестности их третьим лицам

Статья 3
Федерального
закона от
29.07.2004
N 98-ФЗ "О
коммерческой
тайне"

Банковская
тайна

Сведения об операциях, о счетах и
вкладах организаций - клиентов банков и
корреспондентов

Статья 26
Федерального
закона от
02.12.1990
N 395-1 "О
банках и
банковской
деятельности"

Адвокатская
тайна,
нотариальная
тайна

Сведения, связанные с оказанием
адвокатом юридической помощи своему
доверителю; сведения, которые стали
известны нотариусу в связи с его
профессиональной деятельностью

Основы
законодательства
Российской
Федерации о
нотариате (утв.
ВС РФ 11.02.1993
N 4462-1); ст. 8
Федерального
закона от
31.05.2002
N 63-ФЗ "Об
адвокатской
деятельности и
адвокатуре в
Российской
Федерации"

Сведения,
связанные с
аудитом
организации

Любые сведения и документы, полученные
и (или) составленные аудиторской
организацией и ее работниками, а также
индивидуальным аудитором и работниками,
с которыми им заключены трудовые
договоры, при оказании услуг,
предусмотренных настоящим Федеральным
законом, за исключением:
1) сведений, разглашенных самим лицом,
которому оказывались услуги,
предусмотренные настоящим Федеральным
законом, либо с его согласия;
2) сведений о заключении с аудируемым
лицом договора о проведении
обязательного аудита;
3) сведений о величине оплаты
аудиторских услуг

Статья 9
Федерального
закона от
30.12.2008
N 307-ФЗ "Об
аудиторской
деятельности"

На практике режим конфиденциальности определяется:

Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну; перечнем конфиденциальной информации в организации;

Договорным регулированием отношений с работниками;

Договорным регулированием отношений с контрагентами путем установления соответствующих положений в договоре;

Нанесением на материальные носители конфиденциальной информации ограничительных отметок и грифа конфиденциальности с указанием ее обладателя.

Кроме указанных мер в компании могут при необходимости применяться средства и методы технической защиты конфиденциальной информации, а также другие меры, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих сведений:

О загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

О численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;

О задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

О нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за их совершение;

О размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

О перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

Сведений, обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами до вступления в силу Закона N 98-ФЗ.

Рассмотрим порядок установления перечня в конкретной компании.

Как поступать с сотрудником,

разгласившим конфиденциальную информацию?

Во многих компаниях к сотруднику, разгласившему секретные сведения, применяют следующие меры: налагают дисциплинарное взыскание, взыскивают убытки в суде. Некоторые работодатели просто увольняют провинившихся, считая, что распространение конфиденциальной информации является серьезным проступком. Действительно, такая возможность есть. Согласно пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем даже в случае однократного разглашения коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

При возникновении спора о восстановлении на работе лица, уволенного по рассматриваемому основанию, именно на работодателя возлагается бремя доказывания всех обстоятельств разглашения коммерческой тайны. Необходимо тщательно рассмотреть все обстоятельства конкретного дела, проанализировать, имеются ли законные основания для увольнения работника, заподозренного в разглашении конфиденциальной информации, а также оценить возможные риски в случае оспаривания сотрудником увольнения.

Приведем следующий пример: работник использовал флэш-накопитель для распечатки документа на принтере. Однако работодатель посчитал данные действия разглашением коммерческой тайны, поскольку запрет на использование флэш-накопителя для передачи конфиденциальной информации содержался в локальном акте. Однако в организации не было точного перечня таких секретных данных. В результате работник обратился в трудовую инспекцию, и после проверки ему удалось добиться снятия дисциплинарного взыскания.

Таким образом, налагая дисциплинарное взыскание, работодатель должен:

Доказать, что работник нанес материальный вред организации;

Установить, что работник разгласил конфиденциальные данные, включенные в перечень;

Подтвердить факт разглашения и ознакомления работника со списком конфиденциальных сведений.

Если компания захочет взыскать убытки в суде (допустим, менеджер уволился и продал конфиденциальную базу данных конкурентам), то потребуется оценить материальный ущерб. Ключевым условием, позволяющим сформировать доказательственную базу, является наличие перечня конфиденциальной информации.

Перечень конфиденциальной информации

в отдельной организации

В каждой организации составляется свой перечень конфиденциальной информации. Как правило, в него входят:

Сведения о производстве и управлении;

Данные об уровне заработной платы сотрудников;

Персональные данные сотрудников;

Управленческие решения, планы развития производства, инвестиционные программы;

Протоколы совещаний;

Конфиденциальные договоры;

Сведения о переговорах;

Сведения о кадровом составе, штатном расписании;

Стоимость и цены;

Бухгалтерская отчетность, первичная документация;

Сведения об уплаченных налогах и сборах;

Отчеты аудиторов.

Обратите внимание: персональные данные и конфиденциальная информация - не равнозначные понятия. Последнее является более широким и может включать в себя различные бухгалтерскую отчетность, данные о кадровом составе организации и иные сведения, которые охраняются компанией в соответствии с установленным режимом коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - это действие или бездействие, в результате которых такие сведения в любой возможной форме (устной, письменной, иной, в том числе с использованием технических средств) становятся известны третьим лицам без согласия обладателя либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору (Определение Мосгорсуда от 14.11.2011 по делу N 33-36486).

Понятие персональных данных установлено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Это любые сведения, относящиеся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

То есть, если конфиденциальная информация может относиться и к физическим, и к юридическим лицам, персональные данные - только к физическим. Перечень конфиденциальных данных, отнесенных к таковым на законодательном уровне, приведен в приложении.

Необходимо обратить внимание на тот факт, что информация, признанная в компании конфиденциальной, может и не быть отнесена к таковой. К конфиденциальным могут быть причислены документы бухгалтерской отчетности, предоставляемые участникам общества лишь для ознакомления (Постановление ФАС Поволжского округа от 05.04.2005 N А12-12462/04-С56). Аналогичный вывод сделан и в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16.05.2007, 08.05.2007 N Ф03-А73/07-1/1090 по делу N А73-9822/2006-9, в котором суд признал, что ни нормами Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ни ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" не предусмотрено обязательное предоставление акционеру копий первичных учетных документов, оборотных ведомостей аналитического учета и электронной базы данных бухгалтерской программы общества. Вместе с тем, например, сведения об исполнении налогоплательщиками своих обязательств по уплате налогов не являются налоговой тайной и могут быть разглашены (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.07.2010 по делу N А27-25441/2009).

Таким образом, работодатель самостоятельно должен составить перечень конфиденциальных сведений и установить их распорядительным документом в зависимости от важности данной информации. Однако признание данных конфиденциальными может быть оспорено в суде. При этом важным моментом также являются не только установление самого перечня конфиденциальной информации, но и порядка ее защиты.

Порядок защиты конфиденциальной информации

В соответствии со ст. 10 Закона N 98-ФЗ меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

Определение перечня данных, составляющих коммерческую тайну;

Ограничение доступа к таким сведениям путем установления порядка обращения с ними и контроля за соблюдением этого порядка;

Учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и (или) лиц, которым она была предоставлена или передана;

Регулирование отношений по использованию данных, составляющих коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

Нанесение на материальные носители, содержащие конфиденциальную информацию, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя такой информации.

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

Ознакомить под расписку работника, которому доступ к таким сведениям необходим для выполнения трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

Ознакомить сотрудника под расписку с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

Создать работнику необходимые условия для соблюдения установленного режима (ст. 11 Закона N 98-ФЗ).

Трудовой договор с руководителем организации должен предусматривать обязательства этого сотрудника по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация и ее контрагенты, и ответственность за соответствующие меры.

Признание данных конфиденциальными

может быть оспорено в суде

При этом в компании могут быть предприняты следующие действия:

Реализация разрешительной системы допуска исполнителей (пользователей, обслуживающего персонала) к информации и связанным с ее использованием работам, документам;

Ограничение доступа персонала и посторонних лиц в защищаемые помещения и помещения, где размещены средства информатизации и коммуникации, а также хранятся носители информации;

Стенографирование совещаний;

Разграничение доступа пользователей и обслуживающего персонала к информационным ресурсам, программным средствам обработки (передачи) и защиты данных;

Учет и надежное хранение бумажных и машинных носителей информации, ключей (ключевой документации) и их обращение, исключающее их хищение, подмену и уничтожение;

Резервирование технических средств и дублирование массивов и носителей информации;

Защита от копирования информации, применение сертифицированных средств ее защиты;

Использование защищенных каналов связи;

Криптографическое преобразование данных, обрабатываемых и передаваемых средствами вычислительной техники и связи.

Очень важно установить в локальном акте организации не только перечень конфиденциальных сведений, но и порядок их использования.

Во взаимоотношениях с работниками компании используют обычно две тактики: защиту интересов в суде, защиту интересов в досудебном порядке путем расторжения договора с работником. Рассмотрим первый способ. В качестве примера можно привести Определение Мосгорсуда от 22.12.2011 по делу N 4г/8-10945/11. Разрешая заявленные исковые требования, руководствуясь ст. 81 ТК РФ, Федеральным законом "О коммерческой тайне", суд пришел к выводу о том, что увольнение истца является законным и обоснованным, поскольку он разгласил коммерческую тайну. Истец направил в адрес сторонней организации по электронной почте документы, к которым у третьих лиц не было свободного доступа и в отношении которых работодатель ввел режим коммерческой тайны.

В суде компания доказала следующие факты: ознакомление работника с положением "О коммерческой тайне", соблюдение процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, факт отправки документов в адрес заместителя генерального директора сторонней организации - данных о контрагентах, сведений о сроках и способах оказания услуг, размерах вознаграждения.

Но, если конфиденциальная информация не передается третьим лицам, факт копирования сведений без передачи третьим лицам не может расцениваться как разглашение. Так, в Определении от 12.12.2011 по делу N 4г/8-10961/2011 Мосгорсуд пришел к выводу о том, что информация, скопированная истицей на флэш-карту, составляла коммерческую тайну общества, однако доказательств того, что данные сведения были переданы ею третьим лицам, сторона ответчика не представила, а истица совершение подобных действий отрицала. Доказательств пересылки истицей указанных сведений на электронные почтовые ящики третьих лиц, а равно фактов размещения в сети Интернет суд также не получил. При осмотре домашнего компьютера истицы и удалении из него скопированной информации таковых фактов ответчик не зафиксировал. Отметок об этом в акте об удалении информации не было. Действия работника, в результате которых указанная информация становится доступна иным сотрудникам, осуществляющим контроль за соблюдением режима коммерческой тайны в организации, не могут быть квалифицированы по пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При таких обстоятельствах, когда конфиденциальная информация не была разглашена третьим лицам, физическое лицо может быть восстановлено на работе с выплатой компенсации за время вынужденного прогула.

Распространение несекретной информации не является разглашением конфиденциальных сведений. Такой вывод следует из Определения Мосгорсуда от 14.11.2011 по делу N 33-36486. Суд пришел к выводу о том, что сведения о наличии оборудования, его стоимости, данные о дистрибьюторах не представляют коммерческой тайны, т. к. размещены в прайс-листах, каталогах и буклетах. Таким образом, конфиденциальность не была нарушена. Аналогичный вывод сделал Мосгорсуд в Определении от 18.10.2011 по делу N 33-33741. Разрешая спор и частично удовлетворяя исковые требования, суд обоснованно исходил из того, что обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагаются на работодателя. Работодатель не представил как доказательств того, что система B2B содержала конфиденциальную информацию, так и доказательств распространения истцом данных, составляющих коммерческую тайну.

Конечно, многие компании в суде не могут доказать свою правоту, поскольку в нормативно-правовой базе отсутствует конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить убытки, связанные с незаконным раскрытием конфиденциальной информации. Кроме того, очень сложно оценить именно материальную составляющую, например, утечки информации о контрагентах или финансовых показателях, а также сам факт разглашения. Ведь разглашение может быть осуществлено как в письменной форме, так и в устной. В связи с этим многие компании вынуждены использовать такие методы наказания нерадивых работников, как дисциплинарные взыскания.

Однако иногда компании предпочитают не выносить сор из избы и расстаются с такими работниками по-хорошему. В подобных ситуациях предпочтительнее оформить увольнение по соглашению сторон, предусмотренному ст. 78 ТК РФ. Одно из существенных преимуществ заключается в том, что оспорить такое увольнение практически невозможно, поскольку наличествует взаимная договоренность сторон.

В заключение следует отметить, что от того, насколько четко компания определяет перечень конфиденциальных сведений, а также порядок их охраны, зависят целостность коммерческой тайны, защита интересов организации и возможность восстановления справедливости в суде.

Приложение

Пример перечня конфиденциальных данных

Перечень сведений, отнесенных к конфиденциальной

(служебной) информации в центральном аппарате

Федерального агентства железнодорожного транспорта

и подведомственных ему предприятиях и учреждениях,

утв. Приказом Федерального агентства

железнодорожного транспорта от 24.01.2011 N 18

Сведения, отнесенные к конфиденциальной (служебной) информации

I. Сведения об отраслевой управленческой деятельности

Отдельные материалы заседаний Федерального агентства железнодорожного
транспорта (далее - Росжелдора) и сведения, содержащиеся в них,
ограничение доступа к которым установлено решением заседания ПДТК
Росжелдора

Сведения (информация), подготовленные Росжелдором на поступающие из
органов государственной власти, предприятий, учреждений и
организаций, независимо от организационно-правовой формы и формы
собственности с пометкой "Для служебного пользования", "Коммерческая
тайна", "Конфиденциально" и другие в части, не содержащей сведений,
составляющих государственную тайну

Сведения об организации работы, о конкретных мерах или проводимых
мероприятиях, направленных на обеспечение информационной безопасности
при осуществлении международного сотрудничества с участием
представителей Росжелдора, а также содержащиеся в подготовительных
или отчетных документах (формах) о проведении встречи

II. Сведения об административно-хозяйственной деятельности

Сведения о персональных данных работника Росжелдора, содержащиеся в
личном деле работника, кроме случаев, предусмотренных
законодательством Российской Федерации

Сведения, получаемые при приеме гражданина на государственную
гражданскую службу, необходимые для оформления допуска к
государственной тайне

Сведения об осведомленности работника со сведениями, составляющими
государственную тайну

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по проведению конкурсов на
замещение вакантных должностей государственной гражданской службы

Акты проверок деятельности территориальных управлений и
подведомственных организаций

Сведения о штатном расписании Росжелдора

Сведения о расположении структурных подразделений в здании

Протоколы заседаний жилищной комиссии

Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению
квалификационного экзамена и аттестации

III. Сведения о режиме секретности, мобилизационной подготовке,
гражданской обороне, чрезвычайных ситуациях и транспортной безопасности

Акты проверок обеспечения пропускного режима в административное
здание Росжелдора

Сведения о результатах оценки уязвимости объектов транспортной
инфраструктуры и транспортных средств, кроме тех, обеспечение
безопасности которых осуществляется исключительно федеральными
органами исполнительной власти

Сведения, являющиеся информационными ресурсами единой государственной
информационной системы обеспечения транспортной безопасности,
подготовленные Росжелдором, за исключением выписок из реестра
категорированных объектов транспортной инфраструктуры и транспортных
средств

IV. Сведения о защите информации

Сведения об организации обработки служебной информации на средствах
вычислительной техники Росжелдора

Сведения, раскрывающие организацию, состояние защиты информации, или
носителей информации, или информационного процесса

Сведения о методах, средствах или эффективности (состоянии защиты)
конфиденциальной информации в автоматизированных информационных
системах, средствах вычислительной техники, других технических
средствах

Обобщенные сведения, содержащиеся в схеме локальной вычислительной
сети Росжелдора, с указанием организационно-технологических
параметров или технических характеристик и мест расположения ее
ответственных составных частей, информационных узлов (определены на
схеме)

Сведения о конкретных проводимых и (или) планируемых мероприятиях по
информационной безопасности конфиденциальной информации

V. Прочие сведения

Сведения об организации, состоянии или расположении инженерных систем
видеонаблюдения, пожарной или охранной сигнализации здания Росжелдора

Сведения, раскрывающие содержание планов и конкретных мероприятий по
охране здания Росжелдора, помещений, в которых выполняются работы,
хранятся материалы, ведутся переговоры конфиденциального характера

Данные охранного видеонаблюдения, фиксации системы охраны помещений,
электронной системы прохода в здание

Е. Шестакова

генеральный директор

ООО "Актуальный менеджмент"

Подписано в печать

Коммерческая тайна – это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Режим коммерческой тайны устанавливается ее обладателями, то есть лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность (юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями)

Отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны, регулируются нормами Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон № 98-ФЗ).

Коммерческая тайна – это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Режим коммерческой тайны устанавливается ее обладателями, то есть лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность (юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями).

Одной из обязательных мер по охране конфиденциальности данных является разработка и утверждение Перечня информации, который и определяет, какие именно сведения работодатель будет оберегать всеми доступными ему законными способами.

При этом к информации, составляющей коммерческую тайну, согласно п. 2 ст. 3 Закона № 98-ФЗ предприниматель вправе отнести сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Внимание:

Коммерческая тайна охраняется законом независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Ну, раз речь идет о «сведениях любого характера», получается, что и штатное расписание можно смело отнести к документам, содержащим коммерческую тайну…

Но не тут-то было! Как всегда, из общего правила предусмотрены исключения. В частности, в статье 5 Закона № 98-ФЗ перечислены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. А это значит, что в их отношении работодатель не вправе устанавливать режим конфиденциальности, в том числе не может включить их в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну.

Итак, коммерческой тайной не являются данные:

  1. содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
  2. содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  3. о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
  4. о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
  5. о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;
  6. о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
  7. о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
  8. об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
  9. о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
  10. о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
  11. обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Как видите, в п. 5 ст. 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, говорить о коммерческой тайне применительно к штатному расписанию – документу, содержащему информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда, – не приходится.

Суды придерживаются такой же точки зрения.

ПРИМЕР

Краевой суд оставил без изменения решение районного суда, которым в пользу С., уволенной по п. 2 ст. 278 ТК РФ, была взыскана компенсация, предусмотренная ст. 279 ТК РФ. Поскольку размер компенсации не был согласован сторонами при заключении трудового договора, суд определил ее в размере, установленном законом. Тогда же суд указал, в частности, что действия С. по распространению сведений, содержащихся в штатном расписании Общества, не могут быть квалифицированы как виновное разглашение коммерческой тайны, поскольку в силу положений ст. 57 ТК РФ, ст. 4, п. 5 ст. 5, ч. 1 ст. 10 Закона № 98-ФЗ содержание штатного расписания не может относиться к информации, составляющей коммерческую тайну.

Вывод , что штатное расписание в силу прямого указания п. 5 ст. 5 Закона № 98-ФЗ не относится к документам, содержащим коммерческую тайну, находит свое отражение и в других судебных решениях (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании;
  • закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
  • помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек. Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности. Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается!!!

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,
— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства. Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится. Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.
Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя. Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание:

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать, как в нашем примере:
— 18.05.2018 – дата составления
— 21.05.2018 – дата утверждения,
— 01.06.2018 – дата вступления в силу.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. Но если необходимо, то вводить ШР можно с любой, нужной вам даты.

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Раньше считалось, что ШР – это плановый документ, поэтому обосновывалась целесообразность составления на один год. В унифицированной форме Т-3 даже есть соответствующий реквизит «на период». Но сейчас экономическая обстановка меняется непредсказуемо: одно ШР может быть актуально несколько лет, а может поменяться три раза за год.

Чиновники на сайте онлайнинспекция.рф в обзоре за январь 2017 года разъяснили:
«Нормами действующего законодательства не установлена какая-либо периодичность, с которой работодатель имеет право вносить изменения в штатное расписание. Изменять штатное расписание работодатель вправе в любое время по своему собственному усмотрению».

Что такое штатная расстановка?

Штатное расписание показывает общее количество штатных единиц (должностей) и не дает возможности определить, вакантна должность или занята, и кто именно из сотрудников ее занимает. Поскольку это официальный, утвержденный приказом документ, на нем нельзя делать пометки и исправления.

Чтобы иметь представление о занятых должностях, некоторые компании ведут еще штатную расстановку. Это такой рабочий вариант ШР, где напротив каждой должности пишут фамилию и инициалы работника, который ее замещает. Можно указывать и другие сведения: табельный номер работника, статус должности, особая категория (инвалид, пенсионер и т.п.), стаж работы и другую информацию о работнике.

Штатная расстановка меняется в зависимости от происходящих изменений в составе персонала, ее не утверждают, она не является официальным обязательным документом. Это скорее информационная форма, облегчающая анализ и планирование.

Кстати, установлен срок хранения штатных расстановок. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016), он составляет 75 лет после составления новых.

Сколько и где хранятся штатные расписания, которые уже не действуют?

Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, то есть все время, пока компания существует (п.71 Перечня). После ликвидации все документы сдаются в муниципальный архив, и экспертная комиссия архива будет решать, оставлять ли на длительное хранение ваши приказы и штатки. Как правило, ШР коммерческих организаций не представляют ценности для истории, поэтому при приеме документов ликвидируемой компании их уничтожают.

А пока компания (организация или ИП) ведет деятельность, штатные расписания нужно хранить. По правилам хранения все приложения хранятся вместе с документом, который их утвердил. Поскольку ШР утверждаются приказами, то они подшиваются в дело вместе с этими приказами и хранятся в одном деле.

Алгоритм составления и утверждения ШР

1. Издать приказ о разработке ШР (этот этап может отсутствовать, если штатку разрабатывает сам руководитель).
В приказе отражаются следующие моменты:
указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению ШР,
определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении ШР,
называются работники, с которыми согласовывается ШР,
устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения ШР.

2. Составить штатное расписание.
3. Согласовать (если необходимо) штатное расписание
Иногда согласно Уставу организации требуется обязательное согласование штатного расписания с учредителями. Но обычно проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными руководящими работниками, проверяется юристом.
Процесс согласования и перечень лиц, с которыми следует согласовывать штатное расписание, законом не определен, как правило, он бывает прописан в локальном нормативном акте компании. Ознакомившись, они либо ставят визу «согласен», либо «замечания прилагаются» и прилагают служебную записку со своими предложениями и замечаниями. Если в процессе согласования и визирования в проект внесены существенные изменения, то можно провести повторное согласование.

Является ли штатное расписание конфиденциальным документом?

В пункте 5 статьи 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, ШР (документ, содержащий информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда) не может являться коммерческой тайной. Суды придерживаются такой же точки зрения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.